Digitalisierung wird oft geplant, diskutiert und analysiert – doch viel zu selten wird sie konsequent umgesetzt. Genau hier setzt das Interview mit Florian Kretschmer, Head of Business Development bei workingbits, an. Im Gespräch geht es nicht um die nächste Theorie oder den nächsten Buzzword-Trend, sondern um die entscheidende Frage: Warum scheitern so viele Digitalprojekte zwischen Strategiepapier und echter Umsetzung?
workingbits hat sich genau auf diese Lücke spezialisiert. Während klassische Beratungen Konzepte liefern und Agenturen diese oft nur technisch abarbeiten, verbindet das Unternehmen beides zu einem durchgängigen Ansatz. Seit über 15 Jahren entwickelt das Team Softwarelösungen, integriert Künstliche Intelligenz in bestehende Geschäftsprozesse und begleitet Unternehmen von der ersten Analyse bis zum laufenden Betrieb – vollständig inhouse, ohne Subunternehmer und ohne Brüche im Projektverlauf.
Im Interview gibt Florian Kretschmer spannende Einblicke in die Realität der digitalen Transformation: Warum eine ehrliche Analyse wichtiger ist als jedes Lastenheft, wie mittelständische Unternehmen pragmatisch und ohne Hype in das Thema KI einsteigen können und weshalb Geschwindigkeit kein Widerspruch zu Qualität sein muss. Besonders im Fokus steht dabei das Versprechen von workingbits, in nur 30 Tagen Ergebnisse zu liefern, für die andere Anbieter oft ein halbes Jahr benötigen.
Darüber hinaus beleuchtet das Gespräch, was Unternehmen heute wirklich erwarten: Transparenz statt Blackbox, direkte Kommunikation mit den Umsetzern statt Übergaben und eine technische Umsetzung auf Enterprise-Niveau – kombiniert mit der Agilität eines fokussierten Teams.
Ein Interview, das nicht nur Fragen stellt, sondern konkrete Antworten liefert – für alle, die Digitalisierung nicht länger planen, sondern endlich realisieren wollen.
Silicon Valley Europe: Herr Kretschmer, viele Unternehmen erleben eine große Lücke zwischen strategischer Beratung und tatsächlicher Umsetzung. Woran liegt es Ihrer Meinung nach, dass so viele Digitalprojekte genau an diesem Punkt scheitern?
Florian Kretschmer: Das Grundproblem ist eigentlich immer dasselbe: Es gibt Leute, die Konzepte schreiben, und es gibt Leute, die Code schreiben – und dazwischen sitzt oft niemand, der beides versteht. Die klassische Beratung liefert ein Strategiepapier, das auf dem Papier fantastisch aussieht. Dann wird das an eine Agentur übergeben, und plötzlich stellt sich heraus, dass die Hälfte technisch gar nicht so umsetzbar ist, wie gedacht. Oder es dauert dreimal so lang, weil wesentliche Fragen im Konzept gar nicht beantwortet wurden.
Das erleben wir wirklich regelmäßig: Ein Unternehmen kommt zu uns, hat schon 50.000 Euro oder mehr für eine Digitalstrategie ausgegeben – und hat am Ende ein PDF mit 80 Seiten, aber keinen einzigen laufenden Prozess. Das ist frustrierend für alle Beteiligten.
Bei uns ist das bewusst anders aufgebaut. Wir beraten und setzen um – mit demselben Team. Die Leute, die mit dem Kunden am Tisch sitzen und die Anforderungen aufnehmen, sind dieselben, die danach den Code schreiben. Dadurch gibt es keine Übersetzungsverluste und keine bösen Überraschungen. Und das ist auch der Grund, warum wir so schnell liefern können.
Silicon Valley Europe: Sie betonen den Ansatz „Analyse vor Umsetzung“. Wie gehen Sie konkret vor, um herauszufinden, was ein Unternehmen wirklich braucht – und nicht nur glaubt zu brauchen?
Florian Kretschmer: Das ist ein super wichtiger Punkt. Viele Unternehmen kommen zu uns und sagen: „Wir brauchen eine App“ oder „Wir brauchen KI“. Und dann fragen wir: Wofür genau? Und dann wird es oft still. Nicht weil die Leute nicht wissen, was sie wollen – sondern weil sie das Problem noch nicht sauber genug definiert haben.
Deshalb starten wir jedes Projekt mit einem ehrlichen Gespräch. Wir schauen uns die Prozesse an, die heute laufen. Wo verliert das Team Zeit? Wo passieren Fehler? Wo liegt richtig Geld auf dem Tisch? Das ist manchmal unbequem, weil man dabei auch Dinge aufdeckt, die man lieber nicht sehen wollte. Aber genau das ist der Punkt.
Wir bieten zum Beispiel eine Prozess-Entlastung in sieben Tagen an. Das heißt: Wir nehmen uns einen konkreten Prozess vor, analysieren ihn an Tag eins und haben am Ende der Woche eine funktionierende Automatisierung im Live-Betrieb. Kein Konzeptpapier, kein PowerPoint – ein laufendes Ergebnis. Und daran kann der Kunde sofort sehen, ob der Ansatz für ihn funktioniert.
Silicon Valley Europe: Künstliche Intelligenz ist aktuell eines der dominierenden Themen. Wie können mittelständische Unternehmen sinnvoll und pragmatisch in das Thema KI einsteigen, ohne sich vom Hype treiben zu lassen?
Florian Kretschmer: Unser Geschäftsführer Andreas Otto sagt immer: KI ist kein Projekt, sondern ein Werkzeug. Und wie jedes Werkzeug macht es nur dann Sinn, wenn man ein konkretes Problem damit löst. Viele Unternehmen machen den Fehler, dass sie KI einführen wollen, weil es alle machen – und dann suchen sie ein Problem dafür. Das ist der falsche Weg.
Der richtige Einstieg ist: Schau dir deine Prozesse an. Wo sitzt jemand und tippt Daten von einem System ins andere ab? Wo werden E-Mails manuell sortiert, Dokumente händisch klassifiziert, Informationen aus PDFs abgetippt? Genau da setzt KI heute schon extrem wirkungsvoll an – und zwar nicht mit Science-Fiction-Technologie, sondern mit ausgereiften Lösungen.
Wir haben das bei uns selbst vorgemacht. Unser eigenes Produkt nevi.app ist ein KI-gestütztes Dokumentenmanagementsystem. Das erkennt automatisch Dokumententypen, extrahiert Absender, Beträge, Fristen – alles ohne manuelles Zutun. Der Nutzer kann sogar in natürlicher Sprache mit seinen Dokumenten chatten. Und das läuft nicht im Labor, sondern in Produktion, täglich, bei echten Kunden.
Genau diese Erfahrung bringen wir in Kundenprojekte ein. Wir wissen, was funktioniert und was heute noch nicht reif ist. Und wir sagen einem Mittelständler auch ehrlich: Dafür brauchst du keine KI, dafür reicht eine saubere Automatisierung. Das spart am Ende mehr als jede KI-Lösung, die nur halb passt.
Silicon Valley Europe: Sie versprechen, in 30 Tagen Ergebnisse zu liefern, für die andere oft sechs Monate benötigen. Wie schaffen Sie diese Geschwindigkeit, ohne dabei Kompromisse bei Qualität und Nachhaltigkeit einzugehen?
Florian Kretschmer: Das liegt vor allem an zwei Dingen: Erfahrung und Struktur. Wir machen das seit über 15 Jahren und haben in der Zeit über 200 Projekte ausgeliefert. Da kennt man die Muster. Man weiß, welche Architekturentscheidungen sich bewähren und welche einem später auf die Füße fallen.
Und dann ist da die Art, wie wir arbeiten: Kurze Wege, schnelle Entscheidungen, keine endlosen Abstimmungsrunden. Unsere Projektmanager sind nah dran am Team und am Kunden – die organisieren nicht nur, die verstehen auch, was technisch passiert. Dadurch fallen die typischen Reibungsverluste weg, die man aus größeren Strukturen kennt.
Dazu kommt, dass wir wirklich hart an einem klaren Scope arbeiten. Wir nageln am Anfang gemeinsam fest, was gebaut wird – mit Festpreis. Kein Scope-Creep, keine Endlosschleife. Der Kunde weiß vorher, was er bekommt und was es kostet. Und dann liefern wir – mit wöchentlichen Updates, damit der Kunde jederzeit sieht, wo das Projekt steht.
Geschwindigkeit heißt bei uns nicht, dass wir Dinge weglassen. Es heißt, dass wir keinen Overhead produzieren. Jeder Tag, der in unnötigen Meetings versenkt wird, ist ein Tag, an dem kein Code geschrieben wird. Bei uns gibt es diese Trennung nicht.
Silicon Valley Europe: workingbits setzt vollständig auf Inhouse-Umsetzung ohne Subunternehmer. Welche Vorteile ergeben sich daraus konkret für Ihre Kunden – und warum ist Transparenz heute so entscheidend?
Florian Kretschmer: Der größte Vorteil ist Verlässlichkeit. Wenn wir ein Projekt annehmen, dann arbeiten unsere Leute daran – von Anfang bis Go-Live. Da wird nichts an ein externes Team übergeben, das der Kunde nie kennenlernt. Und das spürt man: in der Qualität, in der Kommunikation und vor allem in der Geschwindigkeit, mit der Probleme gelöst werden.
Transparenz ist für uns nicht nur ein Wert, sondern ein ganz praktisches Prinzip. Unsere Kunden bekommen jede Woche ein Update zum Projektstand. Nicht erst nach drei Monaten ein großes Reveal, sondern regelmäßig und ehrlich. Und wenn etwas nicht passt, korrigieren wir das sofort – nicht erst im nächsten großen Abstimmungstermin.
Ich glaube, viele Geschäftsführer kennen das: Man gibt ein Budget frei, hört monatelang nichts, und dann kommt am Ende etwas raus, das nicht dem entspricht, was man sich vorgestellt hat. Genau das wollen wir verhindern. Bei uns weiß der Kunde zu jeder Zeit, wo sein Projekt steht und was als Nächstes passiert.
Silicon Valley Europe: Viele Unternehmen haben bereits schlechte Erfahrungen mit Digitalprojekten gemacht. Was machen Sie anders, damit Projekte nicht nur gestartet, sondern auch erfolgreich abgeschlossen werden?
Florian Kretschmer: Der wichtigste Unterschied ist: Wir liefern keine PowerPoints, wir liefern Code. Das klingt vielleicht banal, aber es ist der Kern. Ich kenne aus meiner Arbeit im Business Development so viele Fälle, in denen Projekte mit großen Visionen gestartet sind und dann im Sande verlaufen sind, weil zwischen Vision und Umsetzung eine riesige Lücke klafft.
Bei uns läuft das so: Am Anfang definieren wir einen klaren, überschaubaren Scope. Nicht das große Ganze, sondern den ersten konkreten Schritt. Dann bauen wir das, liefern es aus und der Kunde hat ein laufendes System. Erst dann entscheiden wir gemeinsam, was als Nächstes kommt. Das reduziert das Risiko enorm – für beide Seiten.
Und dann ist da noch das Thema After-Go-Live. Wir lassen niemanden alleine. Nach dem Go-Live gibt es Support, Einweisung, Dokumentation. Das System läuft stabil, und der Kunde braucht uns danach nur noch, wenn er will – nicht weil er muss.
Silicon Valley Europe: workingbits verbindet technische Exzellenz mit unternehmerischer Praxis durch eigene SaaS-Produkte. Wie fließen diese Erfahrungen konkret in Kundenprojekte ein?
Florian Kretschmer: Das ist tatsächlich einer unserer größten Vorteile. Wir entwickeln nicht nur Software für Kunden – wir betreiben auch eigene Produkte am Markt. Mit nevi.app haben wir ein KI-gestütztes System gebaut, das Dokumente automatisch erkennt, sortiert und durchsuchbar macht. Und mit tellie.io betreiben wir ein CRM speziell für den Mittelstand. Beides sind Produkte mit echten Nutzern, die wir täglich weiterentwickeln.
Was heißt das für unsere Kunden? Ganz einfach: Wir wissen, was passiert, nachdem eine Software live geht. Wie sie sich verhält, wenn plötzlich hunderte statt zehn Nutzer damit arbeiten. Was passiert, wenn sich Anforderungen ändern. Was man tun muss, damit das System auch nach zwei Jahren noch sauber läuft. Das ist Wissen, das man als reine Agentur schlicht nicht hat – weil man es nie selbst erleben musste.
Gerade beim Thema KI macht das einen riesigen Unterschied. Wir setzen bei nevi.app Künstliche Intelligenz ein, um Dokumente zu lesen, zu verstehen und automatisch die richtigen Informationen rauszuziehen. Und das nicht als Laborexperiment, sondern im echten Tagesgeschäft. Wir wissen also aus eigener Erfahrung, wie man KI so einbaut, dass sie zuverlässig funktioniert – und nicht nur in der Präsentation beeindruckt. Genau das bringen wir in jedes Kundenprojekt ein, in dem KI eine Rolle spielt.
Silicon Valley Europe: Der Ansatz von workingbits kombiniert Enterprise-Architektur mit der Geschwindigkeit eines fokussierten Teams. Wie gelingt dieser Spagat in der Praxis?
Florian Kretschmer: Indem wir Technik auf hohem Niveau liefern, ohne uns in bürokratischen Prozessen zu verlieren. Wir bauen Software, die sicher, skalierbar und DSGVO-konform ist – auf dem Niveau, das man sonst von großen Plattformen kennt. Aber ohne den ganzen Apparat drumherum. Keine wöchentlichen Lenkungsausschüsse, keine Änderungsanträge in dreifacher Ausfertigung, keine starren Prozesse.
Unser Team ist bewusst schlank und fokussiert. Unsere Entwickler können ein Feature komplett durchziehen – von der Benutzeroberfläche bis zur Datenbank. Das heißt, es müssen nicht drei verschiedene Abteilungen koordiniert werden, nur damit ein Button an der richtigen Stelle funktioniert. Das spart enorm viel Zeit und verhindert Missverständnisse.
Und was viele vergessen: Professionelle Qualität heißt nicht automatisch monatelange Umsetzung. Man kann robuste, zukunftsfähige Systeme bauen und trotzdem in 30 Tagen live gehen – wenn man die richtigen technischen Entscheidungen trifft und sich nicht in überflüssiger Komplexität verliert.
Silicon Valley Europe: Wenn ein Unternehmen heute vor der Entscheidung steht, ein Digitalprojekt zu starten – was sind aus Ihrer Sicht die drei größten Fehler, die unbedingt vermieden werden sollten?
Florian Kretschmer: Erstens: Zu groß denken beim ersten Schritt. Ich sehe das in meinen Gesprächen mit Unternehmen ständig – man will direkt die komplette Plattform mit allen Features. Dann wird das Projekt riesig, teuer, und nach sechs Monaten hat man immer noch nichts Laufendes. Mein Rat: Fangt klein an. Baut den ersten Prozess, die erste Funktion. Bringt das live. Und dann iteriert.
Zweitens: Konzept und Umsetzung trennen. Wer sich erst für 50.000 Euro beraten lässt und dann mit dem Ergebnis zur Agentur geht, hat am Ende fast garantiert einen Bruch im Projekt. Die besten Ergebnisse entstehen, wenn die Leute, die beraten, auch die sind, die umsetzen.
Und drittens: Den Faktor Mensch unterschätzen. Am Ende muss jemand mit dem System arbeiten. Wenn die Mitarbeiter nicht mitgenommen werden, wenn die Lösung an der Realität im Unternehmen vorbeigeht, dann kann die Technologie noch so gut sein – sie wird scheitern. Deshalb ist für uns der direkte Kontakt mit den Anwendern genauso wichtig wie die Architektur.
Silicon Valley Europe: Zum Abschluss: Wie wird sich die Rolle von Digitalisierungspartnern in den nächsten Jahren verändern – und worauf sollten Unternehmen bei der Auswahl besonders achten?
Florian Kretschmer: Ich glaube, die klassische Agentur, die einfach nur Aufträge abarbeitet, wird es in ein paar Jahren so nicht mehr geben. Die Anforderungen sind zu komplex geworden – gerade durch KI. Unternehmen brauchen Partner, die nicht nur technisch stark sind, sondern die auch verstehen, wie man KI sinnvoll in Geschäftsprozesse integriert. Und die das nachweislich können – nicht nur im Pitch, sondern in der Realität.
Worauf sollte man achten? Drei Dinge: Erstens, hat der Partner eigene Produkte? Wer selbst Software betreibt, versteht die Herausforderungen auf einer ganz anderen Ebene als jemand, der nur Kundenaufträge macht. Zweitens, wie arbeitet das Team? Spricht man direkt mit den Entwicklern oder mit einem Projektmanager, der alles weiterreicht? Und drittens: Kann der Partner schnell ein greifbares Ergebnis liefern? Nicht ein Konzept, sondern etwas, das läuft.
Wer auf diese Dinge achtet, spart sich nicht nur Geld und Zeit, sondern vor allem Frustration. Und das ist am Ende vielleicht das Wertvollste.
Silicon Valley Europe: Vielen lieben Dank für diese wirklich substanziellen und spannenden Antworten rund um die Entwicklung der Digitalisierung in den kommenden Jahren.
Florian Kretschmer: Sehr gerne. Und wenn jemand nach dem Lesen direkt loslegen will – einfach melden. Wir sind nur ein Gespräch entfernt.